Checkliste: Vergabeunterlagen prüfen und Angebot abgeben
Diese Checkliste hilft Ihnen, bei einer öffentlichen Ausschreibung nichts zu übersehen – von der Bekanntmachung bis zur fristgerechten Abgabe.
Diese Checkliste ist eine organisatorische Arbeitshilfe und keine Rechtsberatung zum Vergaberecht. Maßgeblich sind stets die Angaben in der jeweiligen Bekanntmachung und den Vergabeunterlagen des Auftraggebers.
1. Bekanntmachung und Vergabeunterlagen sichten
Vergabeart geprüft (offenes Verfahren, beschränkte Ausschreibung, Verhandlungsvergabe u. a.)?
Auftragsgegenstand und Leistungsumfang vollständig gelesen?
Zuschlagskriterien und Gewichtung notiert (Preis, Qualität, weitere Kriterien)?
Eignungskriterien und geforderte Nachweise erfasst?
Vertragsbedingungen durchgesehen (z. B. VOB/B, AGB des Auftraggebers)?
Los- oder Teilangebote möglich – relevant für Ihr Angebot?
2. Fristen erfassen
Frist für Bieterfragen eingetragen?
Angebotsfrist (Submissionstermin) eingetragen, inkl. Uhrzeit und Zustellart?
Bindefrist notiert – wie lange ist Ihr Angebot gültig?
Ausführungsfrist geprüft – realistisch mit eigenen Kapazitäten?
Pufferzeit für interne Freigabe und Versand eingeplant?
3. Geforderte Formulare und Nachweise zusammenstellen
Alle geforderten Eigenerklärungen identifiziert?
Nachweise zur Eignung vorhanden (z. B. Handelsregisterauszug)?
Referenzliste aktuell und passend zum Auftragsgegenstand?
Kalkulation abgeschlossen und plausibilisiert?
Preisblätter/Leistungsverzeichnis vollständig und rechnerisch geprüft ausgefüllt?
4. Angebot formal zusammenstellen
Angebotsschreiben erstellt und unterschrieben?
Vorgegebene Formulare des Auftraggebers verwendet?
Alle geforderten Anlagen vollständig und in richtiger Reihenfolge?
Unterschriften an allen geforderten Stellen vorhanden?
5. Abgabe des Angebots
Abgabeform beachtet (elektronisch über Vergabeplattform, Post, versiegelt o. Ä.)?
Bei elektronischer Abgabe: Formate und Signaturanforderungen geprüft?
Zeitpuffer vor Fristablauf eingeplant?
Eingangsbestätigung nach Abgabe erhalten?
Diese Checkliste als Word-Datei plus 5 weitere Vorlagen (Eigenerklärung, Angebotsanschreiben, Referenzliste, Fristenplaner, Kalkulationshilfe) im Vergabe-Vorlagenpaket für 19 €.